Zgodność to nie drobny druk.
To standard poważnej praktyki.
ZvonAI powstał w Polsce z myślą o gabinetach, w których wymagania wobec danych są najwyższe. Poniżej dokładnie opisujemy, jak dbamy o dane — punkt po punkcie, bez obietnic na wyrost.
Art. 28 RODO
umowa powierzenia dla Twojej firmy od pierwszego dnia
Art. 50 AI Act
każda rozmowa zaczyna się od ujawnienia AI — bez wyjątków
Region Warszawa
serwery i baza danych w Google Cloud w UE
Pięć filarów, na których to stoi
Każdy punkt poniżej opisuje działanie systemu, nie deklarację marketingową.
Nagrywanie dopiero po zgodzie
Asystent najpierw pyta. Domyślnie nagranie uruchamia się dopiero po wyraźnym „tak” rozmówcy — a odmowa niczego nie zmienia, rozmowa toczy się dalej bez nagrania.
- Brak odpowiedzi lub odpowiedź niejednoznaczna traktowane są jak odmowa — na korzyść rozmówcy.
- Zgoda trafia do rejestru zgód (art. 7 RODO) — masz dowód, nie domysł.
- Nagranie rozdziela głos rozmówcy i asystenta na dwa osobne kanały — w razie sporu dokładnie słychać, kto co powiedział.
- Sam ustalasz, jak długo przechowujemy nagrania (od 1 do 365 dni). Po terminie audio jest usuwane automatycznie — także u operatora telekomunikacyjnego — a w panelu możesz usunąć nagrania i dane rozmówcy od ręki.
Dane przetwarzane w Unii Europejskiej
Infrastruktura ZvonAI działa w europejskich regionach Google Cloud.
- Serwery aplikacji i baza danych: Google Cloud, region europe-central2 (Warszawa).
- Rozpoznawanie mowy: region UE (europe-west4).
- Tam, gdzie dostawca przetwarza dane poza EOG (np. synteza głosu, model językowy), robimy to na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) — a pełną listę podwykonawców z lokalizacjami publikujemy w umowie powierzenia.
RODO wbudowane, nie doklejone
Prawa osób, których dane dotyczą, obsługuje system — nie skrzynka mailowa.
- Umowa powierzenia (art. 28 RODO) generowana z danymi Twojej firmy i gotowa do pobrania w panelu od pierwszego dnia.
- Publiczny formularz wniosków RODO dla rozmówców (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw) z weryfikacją tożsamości i 30-dniowym terminem realizacji.
- Eksport wszystkich danych firmy jednym działaniem (art. 20) i realne usuwanie danych po zamknięciu konta.
- Dane Twojej firmy pracują wyłącznie dla Twojej firmy — analizy liczone są z Twoich rozmów, dla Ciebie. Nie trenujemy na nich wspólnych modeli.
Gotowość na EU AI Act
Wymogi przejrzystości z art. 50 są egzekwowane przez system, nie przez regulamin.
- Każda rozmowa zaczyna się od informacji, że mówi asystent AI. System odrzuca powitania bez ujawnienia — tej zasady nie da się wyłączyć.
- Rozmówca zawsze może poprosić o człowieka — asystent przekazuje rozmowę na wskazany numer, a gdy go nie ma, przyjmuje wiadomość.
- Asystent w panelu nie wykonuje działań nieodwracalnych — usuwanie i eksport danych przechodzą wyłącznie przez audytowane funkcje panelu.
Polska zgodność telekomunikacyjna
Polski numer telefonu to formalności, które bierzemy na siebie.
- Numery rejestrowane zgodnie z wymogami polskiego prawa telekomunikacyjnego — dokumentacja rejestracyjna po naszej stronie, nie Twojej.
- Utrzymujemy rejestrację w czasie — cyklicznych odnowień i wymaganych dokumentów pilnujemy my.
Dlaczego nie obiecujemy „100% w UE”?
Bo dziś żaden dostawca recepcji AI nie może tego uczciwie powiedzieć. Zamiast okrągłych deklaracji pokazujemy dokładnie, który element gdzie przetwarza dane i na jakiej podstawie prawnej. Twój prawnik znajdzie pełną listę w umowie powierzenia — i o to chodzi.
Dokumenty do wglądu
Wszystko, o co zapyta prawnik lub inspektor ochrony danych — publiczne i aktualne.
Umowa powierzenia (DPA)
Art. 28 RODO — podwykonawcy, retencja, obowiązki stron
Polityka prywatności
Podstawy prawne, kategorie danych, prawa osób
Regulamin usługi
SLA, płatności, obowiązki operatora
EU AI Act a recepcja AI
Jak spełniamy art. 50 — strona informacyjna
Formularz wniosku RODO
Dla rozmówców: dostęp, sprostowanie, usunięcie danych
Status systemu
Dostępność platformy na żywo i historia 90 dni
Pytania od prawników
Odpowiedzi, które możesz przekazać dalej — swojej kancelarii lub inspektorowi ochrony danych.
Kto jest administratorem danych rozmówców przy recepcji AI?
Administratorem danych rozmówców pozostaje firma korzystająca z ZvonAI (gabinet, kancelaria). Expathia Sp. z o.o. działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia zgodnej z art. 28 RODO. Umowa jest generowana dla każdej firmy z jej danymi i okresami retencji i jest dostępna do pobrania w panelu od pierwszego dnia.
Czy ZvonAI nagrywa rozmowy bez zgody rozmówcy?
Nie. Domyślnie asystent na początku rozmowy informuje o możliwości nagrywania i pyta o zgodę. Nagrywanie uruchamia się dopiero po wyraźnym „tak” — brak odpowiedzi lub odpowiedź niejednoznaczna traktowane są jak odmowa. Odmowa nie przerywa rozmowy; toczy się ona dalej bez nagrania. Fakt udzielenia zgody jest zapisywany w rejestrze zgód (art. 7 RODO).
Gdzie fizycznie przetwarzane są dane rozmów?
Serwery aplikacji i baza danych działają w Google Cloud w regionie europe-central2 (Warszawa). Rozpoznawanie mowy odbywa się w regionie UE (europe-west4). Tam, gdzie dostawca przetwarza dane poza EOG (np. synteza głosu, model językowy), przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC), a pełna, aktualna lista podwykonawców wraz z lokalizacjami jest jawna w umowie powierzenia danych.
Czy dane rozmów służą do trenowania wspólnych modeli AI?
Nie. Dane każdej firmy są przetwarzane wyłącznie na potrzeby tej firmy — analizy i podpowiedzi liczone są per firma, z jej własnych rozmów, dla jej własnej korzyści. ZvonAI nie buduje wspólnych, między-firmowych modeli na danych osobowych klientów.
Jak realizowane są prawa osób, których dane dotyczą (art. 15–21 RODO)?
Rozmówca może złożyć wniosek o dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania lub sprzeciw przez publiczny formularz na zvonai.ai/rodo-wniosek. Tożsamość jest weryfikowana kodem SMS, a wniosek trafia do firmy i inspektora ochrony danych z terminem realizacji 30 dni (art. 12 ust. 3 RODO). Właściciel firmy może też wyeksportować lub usunąć dane bezpośrednio w panelu.
Czy recepcja AI spełnia wymogi EU AI Act?
Tak. Zgodnie z art. 50 EU AI Act każda rozmowa zaczyna się od informacji, że mówi asystent AI — system odrzuca powitania bez tego ujawnienia i nie da się go wyłączyć. Rozmówca zawsze może poprosić o kontakt z człowiekiem: asystent przekazuje rozmowę na skonfigurowany numer, a gdy go nie ma — przyjmuje wiadomość.
Usłysz to na własne uszy.
Zadzwoń na linię demonstracyjną i posłuchaj, jak asystent ujawnia się jako AI i pyta o zgodę na nagranie. Potem sprawdź go u siebie — 14 dni, bez karty.