1Administrator danych. Kto jest odpowiedzialny za Twoje dane
Expathia Sp. z o.o., ul. Modrzewiowa 7F/2, 84-207 Bojano, KRS 0001181411, NIP 5882532485 (“Expathia”, “my”) jest operatorem platformy ZvonAI.
1.1 Dane klientów platformy (Operatorów)
W odniesieniu do danych klientów biznesowych (firm subskrybujących ZvonAI. “Operatorów”), Expathia jest administratorem danych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO.
1.2 Dane rozmówców (osób dzwoniących do firm)
W odniesieniu do danych osobowych osób, które dzwonią do firm korzystających z ZvonAI (“Rozmówców”), to Operator (firma-klient) jest administratorem danych, zaś Expathia działa wyłącznie jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie Umowy o Przetwarzanie Danych (DPA) zawartej z Operatorem.
1.3 Współadministrowanie
W przypadkach, gdy Expathia i Operator wspólnie decydują o celach i środkach przetwarzania (np. agregowane analizy jakości usług), mogą być współadministratorami w rozumieniu art. 26 RODO. Zasady współadministrowania określa Umowa o Przetwarzanie Danych (DPA).
Inspektor Ochrony Danych (IOD)
Kontakt z IOD: dpo@zvonai.ai
Ogólne sprawy prywatności: privacy@zvonai.ai
2Kategorie przetwarzanych danych osobowych
| Kategoria danych | Przykłady | Dotyczy |
| Dane identyfikacyjne Operatora | imię i nazwisko, nazwa firmy, adres, NIP/REGON | Operator |
| Dane kontaktowe Operatora | adres e-mail, numer telefonu | Operator |
| Dane członków zespołu Operatora | imię i nazwisko, adres e-mail, rola, numer telefonu do powiadomień SMS o wizytach, zdjęcie profilowe, własny kalendarz i nieobecności | Członek zespołu (użytkownik zaproszony przez Operatora) |
| Dane rozliczeniowe | dane karty płatniczej (tokenizowane przez Stripe), historia faktur, adresy rozliczeniowe | Operator |
| Dane Partnerów programu partnerskiego | nazwa firmy, NIP, numer rachunku bankowego do wypłat, adres e-mail, historia prowizji i wypłat (Regulamin Programu Partnerskiego §10) | Partner |
| Numery telefonów Rozmówców | numer CLI/ANI osoby dzwoniącej | Rozmówca |
| Nagrania audio rozmów | pliki audio całości lub części rozmowy | Rozmówca |
| Transkrypcje rozmów | tekstowe zapisy treści rozmowy | Rozmówca |
| Logi SMS | treść i metadane wysłanych wiadomości SMS (np. potwierdzenia wizyt) | Rozmówca |
| Pamięć rozmówcy (notatka z ostatniej rozmowy) | data i wynik ostatniej rozmowy, jednozdaniowe streszczenie sporządzone przez system, odniesienie do ostatniej wizyty lub zamówienia (data, usługa albo kod), język rozmowy, liczba rozmów, imię, jeśli Rozmówca je podał. Nigdy treść rozmowy ani nagranie | Rozmówca |
| Dane o płatności zadatku | status płatności, kwota i waluta, identyfikator sesji płatniczej Stripe, znaczniki czasu oraz utrwalona wersja zasad zwrotu obowiązująca w chwili rezerwacji. ZvonAI nie przetwarza i nie przechowuje danych karty płatniczej Rozmówcy. Trafiają one wyłącznie do Stripe | Rozmówca |
| Tokeny dostępu do kalendarza | tokeny OAuth Google Calendar wydane przez Operatora | Operator |
| Tokeny dostępu do danych (Google Sheets / CRM) | tokeny OAuth wydane przez Operatora w celu dostępu AI do danych biznesowych | Operator |
| Próbki głosu (klon głosu) | nagrania głosu wyłącznie w planie Enterprise, za wyraźną pisemną zgodą | Operator / osoba trzecia |
| Dane techniczne i analityczne | adresy IP, user-agent, logi dostępu, czas trwania sesji | Operator / Rozmówca |
| Pliki cookies i dane analityczne | identyfikatory sesji oraz, po zgodzie na daną kategorię, cookies narzędzi wymienionych w pkt 15 (np. Google Analytics, PostHog, HubSpot) | Odwiedzający zvonai.ai / użytkownik panelu |
| Dane osób kontaktowych potencjalnych klientów (B2B) | imię i nazwisko, stanowisko, służbowy e-mail i telefon, nazwa i adres firmy, publiczne informacje o firmie; źródła i zasady w pkt 3.2 | Osoba reprezentująca firmę, do której kierujemy ofertę |
3Podstawy prawne przetwarzania (art. 6 RODO)
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Art. RODO |
| Zawarcie i wykonanie umowy z Operatorem | Niezbędność do wykonania umowy | Art. 6 ust. 1 lit. b |
| Obsługa płatności i fakturowanie | Niezbędność do wykonania umowy; obowiązek prawny (prawo rachunkowe) | Art. 6 ust. 1 lit. b, c |
| Przechowywanie dokumentów finansowych (5 lat) | Obowiązek prawny (Ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa) | Art. 6 ust. 1 lit. c |
| Przetwarzanie rozmów w imieniu Operatora | Uzasadniony interes Operatora (jako administrator); umowa z Operatorem po stronie Expathia | Art. 6 ust. 1 lit. b/f |
| Nagrywanie rozmów (w gabinetach i kancelariach za zgodą, w pozostałych firmach z informacją i prawem sprzeciwu) | Zgoda osoby (Rozmówcy) lub uzasadniony interes Operatora z zapewnieniem informacji | Art. 6 ust. 1 lit. a lub f |
| Wysyłanie SMS (potwierdzenia) | Wykonanie umowy lub uzasadniony interes Operatora | Art. 6 ust. 1 lit. b lub f |
| Pamięć rozmówcy (ciągłość obsługi przy kolejnej rozmowie z tego samego numeru) | Uzasadniony interes Operatora z informacją i prawem sprzeciwu; w gabinetach i kancelariach wyłącznie za zgodą wyrażoną w danej rozmowie | Art. 6 ust. 1 lit. f lub a |
| Bezpieczeństwo systemu i zapobieganie nadużyciom | Uzasadniony interes Expathia | Art. 6 ust. 1 lit. f |
| Marketing bezpośredni do Operatorów | Zgoda lub uzasadniony interes | Art. 6 ust. 1 lit. a lub f |
| Kontakt handlowy z firmami (B2B) przed zawarciem umowy, w tym pozyskanie danych ze źródeł publicznych i od dostawców danych (pkt 3.2) | Prawnie uzasadniony interes Expathia (marketing bezpośredni B2B, motyw 47 RODO); w Polsce e-mail, SMS i telefon marketingowy wyłącznie za uprzednią zgodą (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej) | Art. 6 ust. 1 lit. f; zgoda na kanał: lit. a |
| Analityka i poprawa jakości usług (zagregowana, zanonimizowana) | Uzasadniony interes Expathia | Art. 6 ust. 1 lit. f |
3.1 Dokumentacja zgody przy rejestracji (art. 7 RODO)
- znacznik czasu akceptacji Regulaminu (terms_accepted_at),
- znacznik czasu akceptacji Polityki Prywatności (privacy_accepted_at),
- adres IP urządzenia, z którego dokonano rejestracji (signup_ip).
3.2 Kontakt handlowy z firmami (B2B) i źródła danych (art. 14 RODO)
Zanim firma zostanie naszym klientem, możemy przetwarzać dane służbowe osób, które ją reprezentują: imię i nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail i numer telefonu, nazwę i adres firmy oraz publiczne informacje o firmie (strona WWW, godziny otwarcia, oferta, opinie).
Skąd mamy te dane: z publicznej strony internetowej firmy, z rejestrów publicznych (CEIDG, KRS, Companies House i ich odpowiedniki w innych krajach), z serwisu LinkedIn (w tym LinkedIn Sales Navigator) oraz od dostawców danych o firmach wymienionych w pkt 8.1 (dziś: Clay). Dane przechowujemy w systemie CRM wymienionym w pkt 8.1 (dziś: HubSpot, centrum danych w UE).
Po co: aby przedstawić ofertę ZvonAI firmie, dla której taki kontakt ma uzasadnienie (firma żyje z telefonu, a jej wielkość i branża odpowiadają naszym klientom). Podstawa: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, motyw 47). W Polsce wiadomości e-mail, SMS i telefony marketingowe kierujemy wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej zgody (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej); pierwszy kontakt jest pytaniem o zgodę, nie ofertą.
Twoje prawa: w każdej chwili możesz wnieść sprzeciw (art. 21 RODO): wystarczy odpowiedź na naszą wiadomość lub e-mail na privacy@zvonai.ai. Dane trafiają wtedy na listę wykluczeń i nie kontaktujemy się ponownie. Przysługuje Ci też prawo dostępu, sprostowania i usunięcia danych (pkt 10). Dane osób, które nie odpowiedziały, usuwamy po 12 miesiącach od ostatniego kontaktu; po sprzeciwie zachowujemy wyłącznie to, co jest potrzebne do jego respektowania (adres e-mail lub numer na liście wykluczeń).
Tę informację przekazujemy przy pierwszym kontakcie, najpóźniej w ciągu miesiąca od pozyskania danych (art. 14 ust. 3 RODO), odsyłając do tego punktu.
4Dane szczególnej kategorii. Zdrowie i dane biometryczne (art. 9 RODO)
4.1 Dane zdrowotne Rozmówców
Operator świadczący usługi medyczne jest zobowiązany do wdrożenia bramki DTMF zgody przed nagraniem. System wymaga od Rozmówcy wyrażenia wyraźnej zgody (naciśnięcie klawisza) przed rozpoczęciem nagrywania rozmowy. Podstawą prawną jest art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda).
Expathia jako podmiot przetwarzający zawiera z Operatorem stosowną Umowę o Przetwarzanie Danych (DPA) regulującą przetwarzanie danych zdrowotnych. Wzór DPA dostępny pod dpo@zvonai.ai.
4.2 Klonowanie głosu, dane biometryczne
Funkcja klonowania głosu dostępna wyłącznie w planie Enterprise. Próbki głosu są danymi biometrycznymi w rozumieniu art. 4 pkt 14 i art. 9 RODO. Przetwarzanie wymaga wyraźnej pisemnej zgody osoby, której głos jest klonowany (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Zgoda musi wskazywać zakres, cel i podmiot klonujący. Próbki głosu są usuwane na żądanie lub po rezygnacji z planu Enterprise.
5Ujawnienie systemu AI, EU AI Act art. 50
Przykładowy komunikat: “Dzień dobry, jestem wirtualnym asystentem [nazwa firmy]. Rozmowa jest obsługiwana przez AI. W czym mogę pomóc?”
W sektorach zdrowia i prawa system wyświetla dodatkowy komunikat dotyczący nagrywania i umożliwia Rozmówcy odmowę nagrywania bez utraty dostępu do usługi.
6Zgoda na nagrywanie rozmów
6.1 Sektor medyczny i prawny, bramka zgody (głosowa lub DTMF)
Operatorzy z sektora ochrony zdrowia (kliniki, gabinety, przychodnie) oraz kancelarie prawne są zobowiązani do włączenia bramki zgody DTMF. Przed rozpoczęciem nagrywania system informuje Rozmówcę i czeka na potwierdzenie. Brak zgody nie przerywa rozmowy. AI nadal obsługuje połączenie, lecz nagranie nie jest tworzone.
6.2 Pozostałe sektory, informacja w powitaniu
Dla pozostałych branż informacja o nagrywaniu jest wypowiadana na początku rozmowy, bezpośrednio po przedstawieniu się asystenta AI (np. “Rozmowa jest nagrywana.”). Rozmówca nie musi potwierdzać; może natomiast w każdej chwili powiedzieć, że nie życzy sobie nagrywania. System wówczas zatrzymuje nagrywanie i trwale usuwa zarejestrowany dotąd fragment, a rozmowa toczy się dalej bez nagrania. Sam fakt odmowy odnotowywany jest wyłącznie jako znacznik techniczny (bez treści wypowiedzi). Podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes Operatora z zapewnieniem informacji i możliwości sprzeciwu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
6.3 SMS
Wysyłanie SMS z potwierdzeniem wizyty odbywa się wyłącznie na numer telefonu, z którego inicjowane jest połączenie, i wyłącznie w celu wykonania usługi (potwierdzenie rezerwacji). Nie jest wymagana odrębna zgoda, gdyż wysyłka odbywa się w ramach uzasadnionego interesu lub wykonania zlecenia Rozmówcy.
Jeżeli Operator włączył zadatki, na ten sam numer wysyłane są dodatkowo: link do płatności zadatku, przypomnienie o niezapłaconym zadatku przed upływem czasu na płatność oraz informacja o odnotowanej nieobecności i jej skutkach dla zadatku. Wszystkie te wiadomości służą wykonaniu rezerwacji. Nie są komunikacją marketingową.
6.4 Pamięć rozmówcy
Punkt 6.4 obowiązuje od 9 listopada 2026 r. Do tego dnia notatki z rozmów nie powstają.
Gdy ten sam numer dzwoni ponownie, asystent AI może skorzystać z krótkiej notatki z poprzedniej rozmowy, aby Rozmówca nie musiał opowiadać wszystkiego od początku: data i wynik ostatniej rozmowy, jedno zdanie streszczenia sporządzone przez system, odniesienie do ostatniej wizyty lub zamówienia (data, usługa albo kod), język rozmowy oraz imię, jeżeli Rozmówca je podał. Notatka nigdy nie zawiera treści rozmowy ani nagrania i nie jest odczytywana Rozmówcy jako lista.
Rozmówca może w każdej chwili powiedzieć „nie zapamiętuj mnie” (także po angielsku, ukraińsku i rosyjsku). System wówczas usuwa notatkę i nie tworzy kolejnych dla tego numeru. Notatka nie powstaje dla numerów zastrzeżonych, dla linii demonstracyjnej ZvonAI ani dla połączeń testowych.
W gabinetach stomatologicznych, lekarskich, fizjoterapeutycznych, psychologicznych i kancelariach prawnych (dane szczególnej kategorii, art. 9 RODO) notatka powstaje wyłącznie wtedy, gdy Rozmówca wyraził w danej rozmowie zgodę w bramce zgody opisanej w pkt 6.1. Podstawą w pozostałych branżach jest uzasadniony interes Operatora z zapewnieniem informacji i prawa sprzeciwu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Notatka jest usuwana automatycznie po 12 miesiącach od ostatniej rozmowy.
7Czas przechowywania danych
| Kategoria danych | Okres przechowywania | Podstawa |
| Nagrania audio rozmów | 30 dni (domyślnie); możliwa zmiana przez Operatora w zakresie 1–365 dni | Uzasadniony interes Operatora |
| Transkrypcje rozmów | 90 dni (domyślnie); możliwa zmiana przez Operatora w zakresie 1–730 dni | Uzasadniony interes Operatora |
| Logi SMS | 90 dni | Uzasadniony interes |
| Pamięć rozmówcy (notatka z ostatniej rozmowy) | 12 miesięcy od ostatniej rozmowy; natychmiast po słowach „nie zapamiętuj mnie” | Uzasadniony interes Operatora lub zgoda (pkt 6.4) |
| Rejestr wysyłek SMS i e-mail do Rozmówców i Operatorów (adresat, treść, status doręczenia) | 14 dni po doręczeniu; 90 dni, jeśli doręczenie się nie powiodło; wpis w trakcie ponawiania do skutku | Uzasadniony interes (dowód doręczenia potwierdzeń i przypomnień) |
| Zgłoszenia z formularzy publicznych odrzucone przez zabezpieczenia antybotowe (imię, e-mail, telefon, treść) | 30 dni, wyłącznie po to, aby skontaktować się z osobą, której zgłoszenie odrzucono omyłkowo | Uzasadniony interes |
| Formularz „Uruchomienie z nami” i prośby o oddzwonienie (bez konta) | 90 dni, jeśli nie dojdzie do zawarcia umowy; po jej zawarciu jak dane konta Operatora | Działania przed zawarciem umowy na żądanie osoby (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) |
| Dane kontaktowe potencjalnych klientów (B2B, pkt 3.2) | 12 miesięcy od ostatniego kontaktu bez odpowiedzi; po sprzeciwie wyłącznie lista wykluczeń | Uzasadniony interes |
| Dane konta Operatora | Czas trwania umowy + 30 dni po rozwiązaniu (okno eksportu) | Umowa |
| Dokumenty finansowe i faktury | 5 lat od końca roku podatkowego | Art. 74 Ustawy o rachunkowości; art. 70 Ordynacji podatkowej |
| Logi bezpieczeństwa i dostępu | 12 miesięcy | Uzasadniony interes |
| Próbki głosu (klon głosu) | Do wycofania zgody lub rezygnacji z planu Enterprise, nie dłużej niż 24 miesiące | Zgoda |
| Dane analityczne (zanonimizowane) | Bezterminowo. Po anonimizacji nie stanowią danych osobowych | — |
Operator może skonfigurować krótsze okresy retencji w panelu zarządzania (zakładka Ustawienia > Prywatność).
8Przekazywanie danych poza EOG. Podmioty przetwarzające i SCCs
Dane przechowujemy w Unii Europejskiej (GCP europe-central2, Warszawa). Do świadczenia usługi korzystamy z poniższych podmiotów przetwarzających. Tam, gdzie dane trafiają poza EOG, stosujemy Standardowe Klauzule Umowne (SCCs) zatwierdzone przez Komisję Europejską (decyzja 2021/914/UE), a w przypadku Google także EU-US Data Privacy Framework:
| Podmiot przetwarzający | Rola | Lokalizacja danych / zabezpieczenie |
| Google Cloud Platform (GCP) | Hosting infrastruktury, bazy danych, Cloud Run | EU. Europe-central2 (Warszawa). Dane nie opuszczają EOG |
| Google Cloud Speech-to-Text | Transkrypcja mowy (STT). Rozpoznawanie mowy Rozmówcy (model Chirp 2; od 9 listopada 2026 r. model Chirp 3) | EU. Region europe-west4 (Holandia); od 9 listopada 2026 r. lokalizacja wieloregionalna UE |
| Google LLC (Gemini API / Vertex AI) | Model językowy AI (LLM). Przetwarzanie tekstu rozmowy (transkrypcji), bez nagrania głosu | US/globalnie (globalny endpoint Google); modele zapasowe w EU (europe-west4). SCCs + Data Privacy Framework |
| ElevenLabs Inc. | Synteza mowy (TTS). Zamiana tekstu odpowiedzi asystenta na mowę; głos Rozmówcy nie jest przesyłany | US. SCCs (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) |
| Deepgram Inc. | Transkrypcja mowy (STT) w rozmowach z przypiętym językiem oraz dostawca zapasowy | EU. Endpoint api.eu.deepgram.com; SCCs wobec podmiotu z US |
| Vonage (Vonage Holdings Corp., grupa Ericsson) | Infrastruktura telefoniczna (PSTN): numery, połączenia przychodzące i przekazywane, strumień audio rozmowy, SMS | EU/US. Region europejski; SCCs (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) |
| Telnyx LLC | Infrastruktura telefoniczna (PSTN), połączenia przychodzące, SMS | US/EU. SCCs (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) |
| Twilio Inc. | Infrastruktura telefoniczna (PSTN), SMS, dostawca zapasowy | US. SCCs (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) |
| Stripe Inc. | Przetwarzanie płatności, zarządzanie subskrypcjami | US/EU. SCCs; serwer przetwarzania kart w EU |
| Stripe Connect (Stripe Inc.) | Zadatki płacone przez Rozmówców. Płatność realizowana na koncie Stripe Operatora. W zakresie danych karty i realizacji płatności Stripe działa jako niezależny administrator (własna polityka prywatności Stripe), nie jako podmiot przetwarzający Expathia; Expathia nie przyjmuje ani nie przechowuje tych środków | US/EU. SCCs; przetwarzanie kart w EU |
| SendGrid (Twilio Inc.) | Wysyłka wiadomości e-mail transakcyjnych | US. SCCs (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) |
| iFirma S.A. | Wystawianie faktur / rachunków (dane rozliczeniowe Operatora: nazwa, NIP, adres) | EU (Polska) |
| Vercel Inc. | Hosting i dostarczanie panelu (dashboard, strona WWW), CDN | US. SCCs (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Monitorowanie błędów i wydajności aplikacji | US. SCCs (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) |
| PostHog Inc. | Analityka produktowa panelu (zachowanie w dashboardzie) | EU. Region EU Cloud (Frankfurt) |
Aktualna lista podmiotów przetwarzających wraz z kopiami stosowanych zabezpieczeń dostępna jest pod adresem dpo@zvonai.ai. Operator zostanie niezwłocznie powiadomiony o wszelkich zmianach w liście podmiotów przetwarzających.
8.1 Narzędzia sprzedaży i kontaktu z klientami (Expathia jako administrator)
Poza samą usługą korzystamy z narzędzi do kontaktu z klientami i potencjalnymi klientami (pkt 3.2). Lista jest jedna dla tej Polityki i dla Polityki cookies; każde nowe narzędzie trafia na nią przed pierwszym użyciem, a Polityka dostaje nową datę.
| Narzędzie | Rola | Lokalizacja danych / zabezpieczenie |
| HubSpot, Inc. (HubSpot Ireland Ltd.) | System CRM: dane kontaktowe klientów i potencjalnych klientów, korespondencja handlowa, spotkania, notatki; analiza wizyt na zvonai.ai po zgodzie na cookies marketingowe | EU (centrum danych HubSpot w UE); dostęp wsparcia spoza EOG objęty SCCs |
| Clay Labs, Inc. (Clay) | Dostawca danych o firmach i osobach kontaktowych do poszukiwania klientów B2B: nazwa firmy, strona WWW, wielkość, branża, imię i nazwisko oraz stanowisko osoby decyzyjnej | US. SCCs (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) |
| LinkedIn Sales Navigator (LinkedIn Ireland Unlimited Company) | Źródło publicznych danych zawodowych (stanowisko, firma). LinkedIn jest odrębnym administratorem; nie przekazujemy mu danych naszych klientów | EU (Irlandia); własna polityka prywatności LinkedIn |
9Rezydencja i architektura danych
Dane w spoczynku przechowujemy w EOG: baza danych Cloud SQL i pliki nagrań w Cloud Storage znajdują się w regionie europe-central2 (Warszawa, Polska) i nie są replikowane poza EOG.
Przetwarzanie głosu: audio rozmowy trafia do zamiany mowy na tekst: Google Speech-to-Text (region UE, europe-west4; od 9 listopada 2026 r. lokalizacja wieloregionalna UE) albo Deepgram (endpoint UE). Tekst rozmowy przetwarza model językowy Google Gemini (globalny endpoint Google). Tekst odpowiedzi asystenta zamienia na mowę ElevenLabs (US); do ElevenLabs nie trafia głos Rozmówcy, a numery telefonów, adresy e-mail, PESEL i NIP są zastępowane przed wysyłką. Transmisja jest szyfrowana (TLS). Dostawcy są zobowiązani umowami, w tym SCCs, do nieretencji danych poza zakresem świadczonej usługi.
Szyfrowanie: Dane w spoczynku są szyfrowane (AES-256) kluczami zarządzanymi przez Google. Dane w tranzycie są szyfrowane (TLS).
9aDane użytkownika Google (Kalendarz Google), zasada Limited Use
Jeżeli Operator połączy swoje konto Google z ZvonAI (integracja Kalendarza Google), uzyskujemy dostęp wyłącznie do następujących danych: listy kalendarzy Operatora (aby Operator mógł wybrać kalendarz do zapisów), informacji o dostępności (wolne/zajęte terminy) oraz wydarzeń w wybranych kalendarzach (tworzenie, zmiana i odwoływanie wizyt).
Cel: dane te są wykorzystywane wyłącznie po to, aby recepcjonistka AI mogła w czasie rzeczywistym sprawdzać dostępność i zapisywać, przekładać lub odwoływać wizyty w kalendarzu Operatora podczas rozmowy telefonicznej.
Bezpieczeństwo tokenów: tokeny OAuth do Kalendarza Google są szyfrowane w spoczynku (AES-256-GCM) i przechowywane w regionie UE.
Cofnięcie dostępu: Operator może w każdej chwili odłączyć integrację w panelu (Ustawienia → Kalendarz → Rozłącz) lub cofnąć dostęp aplikacji ZvonAI w ustawieniach swojego konta Google (myaccount.google.com/permissions). Po odłączeniu przechowywane tokeny są usuwane.
10Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Expathia jako administratora, przysługują następujące prawa:
10.1 Prawo dostępu (art. 15 RODO)
Prawo do uzyskania potwierdzenia, czy dane są przetwarzane, oraz do kopii danych.
10.2 Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)
Prawo do żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
10.3 Prawo do usunięcia (“prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO)
Prawo do żądania usunięcia danych. Operatorzy mogą usuwać nagrania i transkrypcje bezpośrednio w panelu zarządzania (zakładka Logi połączeń > Usuń). Wnioski dotyczące rozmówców należy kierować do Operatora (firmy-klienta) jako administratora danych rozmówców.
10.3a Nagrania pobrane przez Operatora
Panel pozwala Operatorowi pobrać nagranie rozmowy na własne urządzenie. Taki plik opuszcza infrastrukturę Expathia: nie obejmuje go nasze usuwanie po 30 dniach ani usunięcie, które wykonujemy na żądanie. Od chwili pobrania Operator jest administratorem tej kopii i odpowiada za okres jej przechowywania, zabezpieczenie oraz realizację żądania usunięcia. Wniosek rozmówcy o usunięcie nagrania kierujemy zatem także do Operatora. Każde pobranie zapisujemy w dzienniku dostępu wraz z osobą, która je wykonała.
10.4 Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w art. 18 RODO.
10.5 Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
Prawo do otrzymania danych w formacie ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego. Eksprt danych dostępny w panelu (zakładka Ustawienia > Eksport danych) w formacie JSON/CSV.
10.6 Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym profilowania.
10.7 Prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu przetwarzaniu (art. 22 RODO)
ZvonAI nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie na podstawie automatycznego przetwarzania. Rozmowy obsługiwane przez AI nie stanowią zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.
Jak skorzystać z praw: Wnioski należy kierować na adres privacy@zvonai.ai. Odpowiedź udzielana jest w ciągu 30 dni. Wniosek jest bezpłatny.
11Obowiązki Operatora jako administratora danych rozmówców
Operator (firma korzystająca z ZvonAI) jest zobowiązany do:
- Opublikowania własnej polityki prywatności informującej rozmówców o przetwarzaniu ich danych przez AI (ZvonAI udostępnia wzór polityki prywatności dla rozmówców);
- Poinformowania rozmówców o nagrywaniu rozmów, w tym wdrożenia bramki DTMF w sektorach zdrowia i prawa;
- Zapewnienia zgodności z RODO w zakresie danych rozmówców, w tym obsługi wniosków o realizację praw;
- Nieprzetwarzania danych rozmówców w celach niezgodnych z celami, w jakich zostały zebrane;
- Niezwłocznego powiadomienia Expathia o naruszeniu ochrony danych dotyczącym rozmówców;
- Przedstawienia rozmówcy: jeżeli Operator pobiera zadatki, zasad odwołania wizyty i zwrotu zadatku (progi godzinowe, procent zwrotu, limity przekładania, skutki nieobecności) przed dokonaniem rezerwacji, wraz z informacją, że płatność realizowana jest na koncie Stripe Operatora (art. 3841 k.c.).
Wzór polityki prywatności dla rozmówców dostępny jest na żądanie pod adresem dpo@zvonai.ai.
12Umowa o Przetwarzanie Danych (DPA)
Każdy Operator, przed uruchomieniem produkcyjnym usługi, zawiera z Expathia Umowę o Przetwarzanie Danych (DPA) zgodną z art. 28 RODO. DPA reguluje:
- Zakres, charakter i cel przetwarzania danych rozmówców;
- Rodzaj przetwarzanych danych osobowych i kategorie osób;
- Obowiązki i prawa administratora (Operatora) oraz podmiotu przetwarzającego (Expathia);
- Listę podprocesorów (podpunkt 8 niniejszej Polityki);
- Środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych;
- Procedury obsługi naruszeń ochrony danych (72h notyfikacja);
- Warunki audytu i współpracy z organem nadzorczym.
DPA jest akceptowana przez Operatora w procesie onboardingu. Przeczytaj pełną treść DPA →
13Klonowanie głosu, Enterprise
Funkcja klonowania głosu dostępna wyłącznie w planie Enterprise. Warunki:
- Wymagana wyraźna pisemna zgoda osoby, której głos jest klonowany (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Formularz zgody udostępniany przez Expathia;
- Zgoda musi wyraźnie wskazywać: tożsamość podmiotu klonującego, cel klonowania, czas trwania zgody oraz prawo do jej wycofania;
- Próbki głosu przechowywane są zaszyfrowane w GCP (region EU), nie są udostępniane podmiotom trzecim;
- Wycofanie zgody skutkuje natychmiastowym usunięciem próbek głosu i dezaktywacją klonu. Wniosek należy złożyć na adres dpo@zvonai.ai;
- Operator ponosi odpowiedzialność za uzyskanie ważnej zgody od osoby, której głos jest klonowany.
14Usługa nie jest skierowana do osób niepełnoletnich
ZvonAI jest usługą przeznaczoną wyłącznie dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (B2B). Usługa nie jest skierowana do osób, które nie ukończyły 18. roku życia i nie przetwarza świadomie danych osobowych osób niepełnoletnich w charakterze klientów platformy.
W przypadku, gdy rozmówcą dzwoniącym do firmy korzystającej z ZvonAI jest osoba niepełnoletnia, przetwarzanie jej danych (numer telefonu, nagranie) odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu Operatora w świadczeniu usługi i jest ograniczone do minimum niezbędnego do obsługi połączenia.
15Pliki cookies i technologie analityczne
Na stronie zvonai.ai i w panelu ZvonAI działają narzędzia wymienione poniżej. Lista wraz z nazwami cookies i czasem ich życia jest jedna dla tej Polityki i dla Polityki cookies; nowe narzędzie oznacza aktualizację obu dokumentów.
| Kategoria i dostawca | Cel i cookies | Podstawa i lokalizacja |
| Niezbędne: ZvonAI | Utrzymanie sesji zalogowanego użytkownika (JWT). Cookies: auth_token (24 godziny) | Uzasadniony interes; bez cookies lub niezbędne do działania. EU |
| Niezbędne: ZvonAI | Zapis Twojej decyzji o cookies. Cookies: zvonai_consent (12 miesięcy) | Uzasadniony interes; bez cookies lub niezbędne do działania. EU |
| Niezbędne: Sentry (Functional Software, Inc.) | Monitoring błędów i wydajności aplikacji; raport o błędzie zawiera adres IP i dane przeglądarki. Cookies: bez cookies | Uzasadniony interes; bez cookies lub niezbędne do działania. US. SCCs |
| Analityczne: Vercel Web Analytics (Vercel Inc.) | Zagregowane statystyki odwiedzin bez cookies i bez trwałego identyfikatora; nie śledzi między stronami. Cookies: bez cookies | Uzasadniony interes; bez cookies lub niezbędne do działania. US. SCCs |
| Funkcjonalne: ZvonAI | Zapamiętanie wybranego języka interfejsu (PL/EN). Cookies: locale (12 miesięcy) | Zgoda (baner cookies). EU |
| Analityczne: Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.) | Pomiar ruchu i korzystania ze strony; adres IP anonimizowany; Google Consent Mode v2 (domyślnie odmowa). Cookies: _ga, _ga_* (2 lata) | Zgoda (baner cookies). EU/US. SCCs |
| Analityczne: PostHog (PostHog Inc.) | Analityka produktowa: lejek rejestracji i korzystanie z panelu. Cookies: ph_*_posthog (12 miesięcy) | Zgoda (baner cookies). EU (PostHog Cloud EU, Frankfurt) |
| Marketingowe: Piksel Meta (Meta Platforms Ireland Ltd.) | Pomiar skuteczności reklam na Facebooku i Instagramie. Cookies: _fbp (3 miesiące) | Zgoda (baner cookies). EU/US. SCCs |
| Marketingowe: LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company) | Pomiar skuteczności reklam na LinkedIn. Cookies: li_sugr, bcookie, lidc, UserMatchHistory (od 1 dnia do 12 miesięcy) | Zgoda (baner cookies). EU/US. SCCs |
| Marketingowe: HubSpot (HubSpot, Inc.; w UE: HubSpot Ireland Ltd.) | Rozpoznawanie powracających odwiedzających i zainteresowania ofertą (np. odwiedziny cennika). Wizyta jest łączona z osobą w naszym CRM dopiero, gdy ta osoba poda e-mail w formularzu na stronie albo kliknie link w e-mailu od nas. Cookies: hubspotutk, __hstc (6 miesięcy); __hssc (30 minut); __hssrc (sesja) | Zgoda (baner cookies). EU (centrum danych HubSpot w UE) |
Zgodami zarządza własny baner ZvonAI; narzędziom Google przekazujemy je dodatkowo przez Google Consent Mode v2 (domyślnie odmowa). Skrypty analityczne i marketingowe nie uruchamiają się przed zgodą na daną kategorię. Wycofanie zgody zatrzymuje dalsze zbieranie danych (HubSpot usuwa wtedy swoje cookies od razu, pozostałe narzędzia zatrzymują się od następnego załadowania strony; cookies możesz też usunąć w przeglądarce). Preferencje zmienisz w każdej chwili przyciskiem “Ustawienia cookies” w stopce strony lub pisząc na privacy@zvonai.ai.
16Powiadomienia push (web push)
Panel ZvonAI (także zainstalowany jako aplikacja na telefonie) może. Wyłącznie po Twojej zgodzie udzielonej w przeglądarce. Wysyłać powiadomienia push, np. o umówionej wizycie, prośbie o kontakt lub nieudanej płatności. Zgodę wyrażasz świadomym kliknięciem („Włącz powiadomienia") i możesz ją cofnąć w każdej chwili: w Ustawienia → Powiadomienia lub w ustawieniach przeglądarki (art. 6 ust. 1 lit. a RODO; alerty bezpieczeństwa konta. Art. 6 ust. 1 lit. f).
W związku z powiadomieniami przetwarzamy: adres subskrypcji push wygenerowany przez Twoją przeglądarkę (endpoint), klucze szyfrujące subskrypcji, ogólną informację o urządzeniu (user agent) oraz Twoje wybory dotyczące rodzajów powiadomień. Doręczeniem zajmuje się dostawca Twojej przeglądarki (np. Google, Apple, Mozilla); treść jest szyfrowana zgodnie ze standardem Web Push (RFC 8291). Dostawca nie może jej odczytać.
Subskrypcję przechowujemy do momentu jej wyłączenia lub cofnięcia zgody; nieaktywne (wygasłe) subskrypcje usuwamy automatycznie. Między 21:00 a 7:00 powiadomienia operacyjne są wstrzymywane do rana.
17Bezpieczeństwo danych
Expathia stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem, w szczególności:
- Szyfrowanie danych w spoczynku (AES-256) i w tranzycie (TLS);
- Kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC) z zasadą minimalnych uprawnień;
- Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) dla wszystkich kont administratorów;
- Automatyczne tworzenie kopii zapasowych baz danych z retencją 30 dni;
- Regularne przeglądy bezpieczeństwa i testy penetracyjne;
- Program zgłaszania podatności (Responsible Disclosure). security@zvonai.ai.
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Expathia powiadomi właściwy organ nadzorczy (UODO) w ciągu 72 godzin od wykrycia naruszenia (art. 33 RODO), a poszkodowane osoby. Bez zbędnej zwłoki, gdy naruszenie może powodować wysokie ryzyko (art. 34 RODO).
18Organ nadzorczy, UODO
Organem nadzorczym właściwym dla Expathia Sp. z o.o. jest:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Tel.: 22 531 03 00
E-mail: kancelaria@uodo.gov.pl
Strona: uodo.gov.pl
Masz prawo złożyć skargę do UODO, jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO.
19Kontakt w sprawach prywatności
Inspektor Ochrony Danych
dpo@zvonai.aiSprawy prywatności ogólne
privacy@zvonai.aiSprawy prawne
legal@zvonai.aiWsparcie techniczne
support@zvonai.aiAdres korespondencyjny:
Expathia Sp. z o.o.. Inspektor Ochrony Danych
ul. Modrzewiowa 7F/2
84-207 Bojano
Polska
20Zmiany Polityki Prywatności
Expathia zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w celu dostosowania jej do zmian przepisów prawa lub działalności. O wszelkich istotnych zmianach Operatorzy będą informowani za pośrednictwem poczty elektronicznej lub komunikatu w panelu zarządzania z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Dalsze korzystanie z usługi po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.
Poprzednie wersje Polityki Prywatności dostępne są pod adresem legal@zvonai.ai.