Krótka odpowiedź
Tak, zwykły plik Excel (.xlsx) wystarczy. ZvonAI potrafi czytać dane z Excela tak samo jak z Google Sheets — grafik, listę usług, ceny, godziny. AI korzysta z tego pliku jako źródła wiedzy: gdy dzwoni klient, sprawdza w nim aktualne informacje i odpowiada na ich podstawie. Nie musisz przepisywać danych do żadnego nowego systemu ani uczyć się obsługi kolejnego narzędzia — prowadzisz plik tak, jak do tej pory.
Excel czy Google Sheets — czy to robi różnicę?
Dla AI to praktycznie to samo: oba to tabele z wierszami i kolumnami, z których można odczytać dane. Różnica jest organizacyjna:
- Google Sheets żyje w chmurze Google. AI łączy się z nim na żywo, więc każda zmiana, którą wpiszesz, jest od razu widoczna.
- Excel (.xlsx) to plik. Wgrywasz go do ZvonAI jako źródło danych. Gdy go aktualizujesz, wgrywasz nową wersję — i AI korzysta z najświeższych danych.
Wielu właścicieli małych firm prowadzi grafik czy cennik właśnie w Excelu, bo zna ten program od lat. ZvonAI nie zmusza ich do zmiany przyzwyczajeń.
Co warto mieć w pliku
Im lepiej opisany plik, tym lepiej AI odpowiada. Najczęściej w arkuszu trzyma się:
- Listę usług i czas ich trwania (żeby AI nie umówił długiego zabiegu na krótkie okienko),
- Cennik — żeby AI podawał aktualne ceny prosto z Twojego pliku,
- Grafik / dyżury — kto i kiedy przyjmuje,
- Godziny otwarcia poszczególnych dni.
Wystarczą czytelne kolumny z nagłówkami. Nie trzeba żadnych formuł ani „magicznego" formatowania — zwykła, uporządkowana tabela.
Czego AI nie zrobi (i dobrze)
AI czyta plik tylko do odczytu — nie zmienia go ani nie kasuje. I co najważniejsze: nie zgaduje. Jeśli klient zapyta o usługę, której nie ma w pliku, AI nie wymyśli ceny ani terminu. Powie wprost, że tego nie wie, i zaproponuje, że ktoś oddzwoni. Lepiej uczciwe „sprawdzę" niż błędna informacja podana pacjentowi czy klientowi.
Jeśli z pliku zniknie kolumna albo zmieni się jego struktura, ZvonAI to wykryje i Cię o tym poinformuje — żeby AI nie czytał danych z niewłaściwego miejsca.
Bezpieczeństwo i RODO
Plik pozostaje Twój. Dane przetwarzane są w Unii Europejskiej. Dostęp jest wyłącznie do odczytu, a Ty w każdej chwili możesz dane zaktualizować, wyeksportować lub usunąć. Rozpoznawanie mowy działa na infrastrukturze Google w UE, model językowy to Gemini. Zgodnie z unijnym aktem o sztucznej inteligencji (Art. 50) dzwoniący jest informowany, że rozmawia z asystentem AI.
Gdzie w tym wszystkim jest ZvonAI?
ZvonAI to AI, który odbiera telefon w Twojej firmie po polsku, całą dobę. Połączenie z plikiem Excel sprawia, że asystent zna Twoją realną ofertę i grafik — a nie ogólne informacje. Klient dzwoni, AI sprawdza w Twoim pliku i odpowiada albo umawia wizytę.
Dane (Excel lub Google Sheets) jako źródło wiedzy są częścią planu Business (2 500 zł/mies., 2000 minut, 10 użytkowników). Plany Solo (349 zł/mies.) i Pro (1 200 zł/mies.) obejmują odbieranie połączeń i umawianie. Ceny są końcowe — Expathia Sp. z o.o. jest zwolniona z VAT (Art. 113 ust. 1).
FAQ
Czy muszę przenosić dane z Excela do Google Sheets?
Nie. ZvonAI czyta dane bezpośrednio z pliku Excel (.xlsx). Możesz zostać przy programie, który znasz.
Jak AI dowie się o zmianach w pliku?
Po aktualizacji wgrywasz nową wersję pliku jako źródło danych — AI korzysta wtedy z najświeższych informacji. (Google Sheets aktualizuje się na żywo, bez wgrywania.)
Czy plik musi być specjalnie sformatowany?
Nie. Wystarczy czytelna tabela z nagłówkami kolumn — usługi, ceny, godziny, grafik. Bez formuł czy specjalnego układu.
Co, jeśli klient zapyta o coś spoza pliku?
AI nie zgaduje — powie, że nie ma tej informacji, i zaproponuje kontakt. Nie poda błędnej ceny ani terminu.
Czy AI może zepsuć mój plik Excel?
Nie. Dostęp jest wyłącznie do odczytu — AI czyta dane, ale niczego nie zmienia ani nie usuwa.
Masz grafik i cennik w Excelu? Sprawdź ZvonAI na zvonai.ai i przetestuj przez 14 dni bez opłat — AI będzie odpowiadać prosto z Twojego pliku.